Luisa Fernanda Correa, Project Manager | Marzo, 2020
El momento indicado para realizar un inventario de activos fijos dentro de una empresa, no debe ser cuando se observan irregularidades con el control de los mismos. Por el contrario, este tipo de acciones deberán realizarse de manera periódica con el fin de gestionar con autoridad el patrimonio de la compañía tanto para efectos legales, gerenciales como contables. Esto cobra mayor preponderancia para las empresas con mayor número de activos, en las que se hace más complicado la supervisión de cada uno de estos.
El proceso de inventario consiste básicamente en la identificación y recuento de los activos fijos de la empresa, el registro de los mismos en una base de datos y la comprobación de la realidad observada con los registros llevados en el sistema contable. El inventario de activos fijos periódico permite tener actualizados los registros, garantizando el control sobre estos, previniendo las sustracciones no autorizadas y la depreciación de las propiedades, entre otros. Un buen manejo de la administración de los activos fijos ayuda a tomar buenas decisiones en cuanto a la reducción de gastos e identificación de puntos críticos dentro de los diferentes departamentos implicados su administración.
La adquisición de nuevos activos por ausencia o fallas en el inventario, exige cubrir los egresos por mantenimiento, impuestos, insumos y otros asociados a su compra. Los bienes pueden ser un activo o un pasivo, dependiendo del uso que se les dé. De hecho, esa es una de las razones por las que las grandes petroleras y compañías de transporte optan por arrendar los vehículos que usan en campo y no por comprarlos.
Desde el punto de vista contable, uno de los objetivos de la realización periódica del inventario de activos fijos es el cumplimiento de la norma NIC 16, cuyo fin es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus activos, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión.
Por eso es fundamental prestar atención a la realización de un inventario de activos fijos de forma eficiente. Es necesario que el inventario de activos fijos sea preciso, para que los registros en el balance de situación sean cien por ciento correctos y la empresa no incurra en gastos posteriores que son evitables.
